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Plan de aprendizaje asistido

Objetivo profesional: construir un CRM listo para operar con datos limpios, pipeline coherente, campos personalizados útiles y sistema de tags mantenible.

Práctica guiada: usa un CSV de prueba con al menos 20 contactos simulados, importa datos, crea oportunidades y valida que cada vista responda a una necesidad comercial.

Entregable: pipeline documentado, convención de tags, lista dinámica de leads activos y checklist de calidad de datos.

Prompt asistido: "Analiza este diseño de CRM para GoHighLevel: etapas del pipeline, campos personalizados y tags. Sugiere mejoras para evitar duplicados, ambigüedad y automatizaciones frágiles."

1 Importar contactos manualmente y vía CSV

Los contactos son la base del CRM. Aprende a importarlos de diferentes formas.

Importación manual:

  1. Ve a Contacts → "Add Contact".
  2. Ingresa nombre, email, teléfono y cualquier campo adicional.
  3. Asigna tags y lista de entrada desde el inicio.
  4. Guarda el contacto. Aparecerá en tu base de datos.

Importación vía CSV:

  1. Prepara un archivo CSV con columnas: name, email, phone, tags, custom_fields.
  2. Ve a Contacts → "Import" → "Import CSV".
  3. Arrastra tu archivo o selecciónalo.
  4. Mapea las columnas del CSV con los campos de GHL.
  5. Configura tags automáticos para todos los contactos importados.
  6. Haz clic en "Import" y espera la confirmación.
💡 Tip: Antes de importar, limpia tu CSV: elimina duplicados, verifica formatos de teléfono y email. GHL no importa contactos con emails inválidos.

2 Crear y personalizar pipelines

Los pipelines representan tu proceso de ventas. Cada pipeline tiene etapas por las que los contactos avanzan.

  1. Ve a Opportunities → Pipelines.
  2. Haz clic en "Create Pipeline".
  3. Nombra el pipeline (ej. "Ventas Principal", "Soporte", "Onboarding").
  4. Añade etapas: "Lead", "Contactado", "Demo Programada", "Negociación", "Ganado", "Perdido".
  5. Asigna una probabilidad a cada etapa (ej. "Demo Programada" = 40%).
  6. Arrastra las etapas para reordenarlas.
Lead → Contactado → Demo → Negociación → Ganado
💡 Nota: Puedes tener múltiples pipelines por sub-account. Por ejemplo: Ventas B2B, Ventas B2C, Soporte Técnico.

3 Mover contactos entre etapas manualmente

Una vez que los contactos están en el pipeline, debes moverlos según su progreso.

  • Vista Kanban: Arrastra y suelta la tarjeta del contacto de una etapa a otra.
  • Desde el perfil: Abre el contacto, ve a la sección "Opportunities" y cambia la etapa desde el menú desplegable.
  • Acción masiva: Selecciona múltiples contactos con el checkbox y usa "Change Stage" en el menú de acciones.
💡 Tip: Mover un contacto de etapa puede activar workflows automatizados. Por ejemplo, al mover a "Ganado" se puede disparar un email de bienvenida y una tarea de onboarding.

4 Usar la vista Kanban del pipeline

La vista Kanban te da una representación visual de tu pipeline con tarjetas que puedes arrastrar entre columnas.

  • Cada columna es una etapa del pipeline.
  • Cada tarjeta es un contacto/oportunidad.
  • Las tarjetas muestran: nombre, email, valor, etiquetas, y la última actividad.
  • Puedes filtrar la vista Kanban por: responsable, fuente, fecha de creación, tags.
  • Haz clic en una tarjeta para abrir el panel rápido sin salir de la vista.
⚠ Importante: Si tienes cientos de contactos en una misma etapa, la vista Kanban puede volverse lenta. Usa los filtros para segmentar.

5 Configurar campos personalizados (custom fields)

Los campos estándar de GHL a veces no son suficientes. Los custom fields te permiten almacenar información específica de tu negocio.

  1. Ve a Settings → Custom Fields (dentro del sub-account).
  2. Haz clic en "Add Custom Field".
  3. Elige el tipo de campo: texto, número, fecha, menú desplegable, checkbox, etc.
  4. Nombra el campo (ej. "Industria", "Tamaño de empresa", "Fecha de última compra").
  5. Si es menú desplegable, añade las opciones disponibles.
  6. Decide si el campo es visible en la tarjeta del Kanban y en las listas.
💡 Tip: Usa convención de nombres consistente. Ejemplo: tamano_empresa, industria_cliente. Los custom fields también se usan en workflows y campañas.

6 Crear listas estáticas y dinámicas

Las listas te permiten agrupar contactos para segmentar tus campañas.

Listas estáticas:

  • Añades contactos manualmente uno por uno o por importación.
  • Los contactos no se añaden ni remueven automáticamente.
  • Ideal para: lista VIP, clientes que asistieron a un evento específico.

Listas dinámicas (Smart Lists):

  • Se actualizan automáticamente según filtros que definas.
  • Ejemplo: "Todos los contactos con tag lead-caliente y creados en los últimos 30 días".
  • Los contactos entran y salen de la lista según cumplan o no los criterios.
  • Ideal para: automatización de campañas recurrentes.
💡 Nota: Las listas dinámicas son más difíciles de depurar. Siempre revisa cuántos contactos califican antes de usarlas en una campaña.

7 Dominar la tarjeta de contacto

Cada contacto tiene una tarjeta con información detallada. Aprende a usarla eficientemente.

  • Perfil: Información básica, custom fields, dirección.
  • Activities: Historial completo de emails, SMS, llamadas, notas y citas.
  • Notes: Añade notas internas visibles solo para tu equipo.
  • Appointments: Citas agendadas con este contacto.
  • Opportunities: En qué pipeline(s) está y en qué etapa.
  • Campaigns: Campañas en las que el contacto está inscrito.
  • Tags: Etiquetas para segmentación rápida.
  • Conversations: Historial del chat del inbox universal.

8 Usar tags y filtros avanzados

Los tags son la forma más rápida de categorizar contactos. Los filtros te permiten encontrar exactamente lo que buscas.

Tags:

  • Añade tags manualmente desde la tarjeta de contacto.
  • Automatiza tags con workflows (ej. tag "descargó-ebook" cuando alguien completa un formulario).
  • Usa colores para identificar tipos de tags visualmente.

Filtros avanzados:

  • Filtra por: nombre, email, teléfono, tags, lista, pipeline, etapa, fecha de creación, custom fields.
  • Combina múltiples condiciones con AND/OR.
  • Guarda filtros como "vistas" para acceso rápido.
  • Ejemplo de filtro útil: "contactos con tag lead-caliente Y sin tag demo-realizada".
💡 Tip: Crea un sistema de tags antes de empezar. Por ejemplo: fuente-{origen}, interes-{tema}, estado-{acción}. Esto mantiene tu CRM ordenado.
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