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Plan de aprendizaje asistido

Objetivo profesional: crear workflows que resuelvan procesos reales, sean fáciles de auditar y no generen envíos duplicados, bucles o acciones fuera de horario.

Práctica guiada: dibuja el flujo antes de construirlo, define condiciones de entrada y salida, prueba con contactos internos y documenta cada decisión crítica.

Entregable: workflow de nutrición validado, matriz de triggers, checklist de QA y diagrama de excepciones.

Prompt asistido: "Revisa este workflow de GoHighLevel como si fueras QA de automatizaciones. Busca bucles, disparadores duplicados, condiciones incompletas, mensajes excesivos y fallas de salida."

1 Crear un workflow desde cero

Un workflow es una secuencia automatizada de acciones que se ejecutan cuando ocurre un evento específico.

  1. Ve a Workflows en el sub-account.
  2. Haz clic en "Create Workflow".
  3. Asigna un nombre descriptivo (ej. "Bienvenida - Descarga de Ebook").
  4. Elige el tipo: Contact Workflow (basado en contactos).
  5. Se abrirá el editor visual con un lienzo en blanco.
  6. Arrastra tu primer nodo desde el panel izquierdo.
💡 Tip: Nombra tus workflows con un prefijo. Ejemplo: [VENTAS] Bienvenida lead, [SOPORTE] Ticket cerrado. Así los encuentras rápido.

2 Usar triggers correctamente

Los triggers son los eventos que inician el workflow. Sin trigger, el workflow no se ejecuta.

Triggers disponibles:

  • Contact Created: Se dispara cuando un nuevo contacto se añade al CRM.
  • Stage Changed: Cuando un contacto se mueve a una etapa específica del pipeline.
  • Form Submitted: Cuando alguien completa un formulario en una landing page.
  • Email/SMS Opened: Cuando un contacto abre un mensaje.
  • Link Clicked: Cuando hace clic en un enlace de tracking.
  • Appointment Scheduled/Completed/Cancelled: Eventos del calendario.
  • Tag Added/Removed: Cambios en las etiquetas del contacto.
  • Date/Time: Fecha específica o cumpleaños.
💡 Nota: Algunos triggers requieren configuración adicional. Por ejemplo, "Link Clicked" necesita que el enlace tenga activado el tracking.

3 Añadir acciones: email, SMS, espera, actualizar campo

Las acciones son lo que el workflow hace cuando se activa. Puedes encadenar múltiples acciones.

Acciones principales:

  • Send Email: Envía un email usando una plantilla o escribiendo directamente.
  • Send SMS: Envía un mensaje de texto al número del contacto.
  • Wait: Pausa el workflow por un tiempo determinado (minutos, horas, días).
  • Update Contact Field: Cambia el valor de un campo personalizado.
  • Add/Remove Tag: Añade o quita etiquetas automáticamente.
  • Add to Campaign: Inscribe al contacto en una campaña existente.
  • Change Stage: Mueve el contacto a otra etapa del pipeline.
  • Create Task: Crea una tarea para un usuario del equipo.
  • Webhook: Envía datos a un sistema externo vía HTTP.
💡 Tip: Las acciones de "Wait" pueden tener duración aleatoria o fija. Usa "Wait until specific time" para respetar horarios laborales.

4 Crear condiciones (if/else) dentro del workflow

Las condiciones permiten que el workflow tome decisiones basadas en los datos del contacto.

  1. Arrastra el nodo "Condition" al lienzo.
  2. Define la condición: "Si el campo X es igual a Y" o "Si el contacto tiene el tag Z".
  3. Conecta la rama "Yes" con las acciones para cuando se cumpla la condición.
  4. Conecta la rama "No" con las acciones alternativas.
Trigger: Formulario enviado → Condición: ¿Tiene tag "cliente"?
Sí → Enviar email de upsell No → Enviar email de bienvenida

5 Usar workflows anidados

Los workflows anidados (workflow dentro de otro workflow) te permiten modularizar la lógica y reutilizar automatizaciones.

  • Crea un workflow "hijo" que haga una tarea específica (ej. "Enviar serie de emails de onboarding").
  • En el workflow "padre", añade la acción "Trigger Workflow".
  • Selecciona el workflow hijo que quieres ejecutar.
  • El workflow hijo se ejecutará en paralelo o en secuencia, según configures.
💡 Nota: Los workflows anidados son excelentes para mantener tus automatizaciones organizadas. En lugar de tener un workflow gigante con 50 pasos, divide en workflows más pequeños y reutilizables.

6 Probar un workflow con un contacto de prueba

Antes de activar un workflow en producción, pruébalo a fondo para asegurarte de que funciona como esperas.

  1. Crea un contacto de prueba (ej. "Test Workflow" con tu propio email).
  2. En el editor del workflow, haz clic en "Test".
  3. Selecciona el contacto de prueba.
  4. El workflow se ejecutará paso a paso, pero no enviará emails/SMS reales (modo sandbox).
  5. Revisa que cada paso se ejecute correctamente en el orden esperado.
  6. Si hay errores, GHL te mostrará qué paso falló y por qué.
  7. Corrige los errores y prueba de nuevo.
⚠ Importante: Cuando pruebas en modo sandbox, los emails no se envían realmente. Para probar con envío real, desactiva el workflow, actívalo temporalmente y usa un contacto con tu email real.

7 Crear un workflow de nutrición de leads (drip campaign)

Una drip campaign es una secuencia automatizada que nutre leads con contenido relevante a lo largo del tiempo.

  1. Trigger: Contacto creado + tag "lead-ebook-descargado".
  2. Día 1 (inmediato): Email de agradecimiento con el enlace del ebook.
  3. Esperar 2 días: Nodo "Wait - 2 days".
  4. Día 3: Email con caso de éxito relacionado al tema del ebook.
  5. Esperar 3 días: Nodo "Wait - 3 days".
  6. Día 6: SMS invitando a agendar una llamada gratuita.
  7. Esperar 5 días: Nodo "Wait - 5 days".
  8. Día 11: Email de "última oportunidad" con un descuento especial.
  9. Condición de salida: Si el contacto agenda una cita o responde un email, sal del workflow.
💡 Tip: No alargues las drip campaigns más de 14-21 días. Si el lead no ha convertido en ese tiempo, probablemente necesitas una estrategia diferente.

8 Workflows avanzados: scoring y lead routing

El lead scoring asigna puntos a los contactos según su comportamiento. El lead routing asigna automáticamente los mejores leads al mejor vendedor.

Lead Scoring básico:

  • Crea un workflow que se active cuando un contacto realiza una acción positiva (abre email, visita página de precios).
  • Usa "Update Field" para incrementar un campo numérico "Puntaje de lead".
  • Crea condiciones: si puntaje > 50, mover a etapa "Lead Caliente".

Lead Routing:

  • Después de calificar un lead como caliente, usa "Create Task" asignada a un usuario específico.
  • O usa "Round Robin" desde la configuración del pipeline para distribuir leads automáticamente entre agentes.
  • Combina con tags: asigna el tag "asignado-{nombre-agente}" para tracking.
💡 Nota: El lead routing nativo de GHL está disponible en planes superiores. Como alternativa, puedes usar workflows con condiciones basadas en la carga de trabajo de cada agente.
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